Foire aux questions

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Mission Archives CDG 34
Registre des actes administratifs
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Quelles normes doit-on respecter ?

 

Deux normes sont stipulées dans le décret d’application. La première concerne le papier à utiliser pour l’impression des documents. Le papier doit répondre à la norme ISO 9706-1999. Le papier doit être de couleur blanche et les formats A4 et A3 sont recommandés.
 
La deuxième concerne l’encre qui doit être utilisée, celle-ci doit être stable et neutre. Elle doit correspondre aux critères de la norme ISO 11798-1997.
 
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Quels sont les registres concernés ?

 

Les registres de délibérations, d’arrêtés (y compris les permis de construire), de décisions du maire, ainsi que les actes de publication et de notification (selon l’article L.213-1 du CGCT).
 
Cette modification du code des collectivités territoriales concerne les communes, les EPCI et les syndicats mixtes.
 
Les CCAS ne sont pas dans l’obligation de se conformer à cette nouvelle réglementation. Toutefois, son extension aux registres de CCAS est fortement recommandée par le Service interministériel des archives de France.
 
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Doit-on transmettre à la préfecture les documents pour paginer le registre ?

 

Dans le cadre de la réforme des collectivités territoriales, le contrôle de légalité est effectué a postériori. Les prérogatives du maire en la matière font qu’il est désormais responsable de la tenue et de la numérotation des registres communaux.
 
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Doit-on numéroter les pages recto-verso ?

 

On ne doit numéroter que les folios. En d’autres termes, il suffit d’apposer la numérotation sur le côté recto de la feuille.
 
Les feuillets peuvent être imprimés au recto et au verso. Ils ne peuvent être également imprimés qu’au recto, le verso devra alors être barré d’un trait oblique.
 
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Doit-il y avoir un registre unique pour les arrêtés ?

 

Le registre des arrêtés du maire doit être tenu de façon centralisée au sein de la commune. Les registres tenus par service (urbanisme ou ressources humaines par exemple) ne peuvent constituer qu’une copie réalisée pour simplification de fonctionnement.
 
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Doit-on réaliser des tables par registre ?

 

Les registres de délibérations doivent comporter une table par date et par objet. Celle-ci doit être insérée après le dernier document de chaque année civile.
 
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Comment doivent être conservés les registres ?

 

Pour leur bonne conservation, il convient de mettre les registres à l’abri d'une source de chaleur et de la lumière directe. De plus, il est indispensable de les rassembler dans une armoire forte et fermée.
 
Celle-ci devra toutefois être ouverte au moins une fois par jour afin de permettre à l’air de se renouveler.
 
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Quelle forme prennent dorénavant les registres ?

 

Devant les nombreux problèmes présentés par les feuilles autocollantes, notamment le jaunissement dû à l’acidité de la colle, les délibérations et les arrêtés doivent être reliés par une reliure traditionnelle cousue, à l’instar des registres d’état civil.
 
Il est donc interdit d’insérer les feuillets par collage, thermocollage ou montage sur onglet.
 
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Quel est le délai maximum avant de relier les documents ?

 

Les documents doivent être reliés au maximum tous les ans. Pour les communes de moins de 1000 habitants, le délai peut être étendu à cinq ans.
 
Devant le risque important de perte de documents isolés, il est préférable de réaliser des registres de façon très régulière.
 
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Quel doit être le format des volumes des registres ?

 

Pour les formats A3, il est conseillé de réaliser un volume de 100 à 200 feuillets.
 
Pour les formats A4, il est conseillé de réaliser un volume de 150 à 200 feuillets.
 
Mission Archives CDG 34
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Peut-on jeter des archives ?

Non. Les documents d’archives publiques ayant perdu tout intérêt doivent faire l’objet d’un visa d’élimination cosigné par le maire ou le président et par le directeur des Archives départementales, avant d’être détruits.

 

Visa d’élimination d’archives publiques - mise à jour 05/2013

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Quand peut-on éliminer les factures ?

Depuis 2009, les factures de fonctionnement comme d’investissement doivent être conservées 10 ans avant d’être soumises à l’élimination.

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Combien de temps doit-on garder les candidatures et offres non retenues des marchés publics ?

Les plis non retenus des marchés publics doivent être conservés 5 ans.

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Comment trier les archives ?

 

Les outils de référence réglementaire sont  :
  • Instruction DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009. Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.
  • Instruction DPACI/RES/2004/001 du 5 janvier 2004. Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945.
  • Circulaire AD 93-1 du 11 août 1993. Instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes. 

A télécharger dans la rubrique "Documentation" thème : "Règlementation".

 

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Au bout de combien de temps peut-on communiquer un document d’archives ?

 

Les archives des collectivités territoriales sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elles sont, sous réserve des dispositions de l’article L. 213-2 du Code du Patrimoine, communicables de plein droit, c’est-à-dire immédiatement. Il en va ainsi de la correspondance administrative ordinaire et d’un grand nombre de documents administratifs : délibérations, budgets, listes électorales, permis de construire, etc. 
 
L’article L. 213-2 du Code du Patrimoine fixe des délais de communicabilité en considération des intérêts qu’il entend protéger, comme par exemple : 
  • 25 ans pour les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière commerciale et industrielle ;
  • 50 ans pour les documents contenant des informations sur la vie privée : registre des concessions du cimetière, dossier d’aide sociale, registre de main-courante des agents de police municipale, rapports d’infraction, dossiers de personnel ;
  • 75 ans pour les registres de naissance et de mariage de l’état civil, les listes de recensement de la population (un arrêté du 4 décembre 2009 porte dérogation générale pour la consultation des listes nominatives du recensement général de la population : les listes antérieures à 1975 sont désormais librement communicables) ;
  • 120 ans à compter de la date de naissance ou 25 ans à compter de la date du décès des personnes pour les documents contenant des informations individuelles à caractère médical. 

Seule l’administration des Archives est habilitée à autoriser la consultation de documents d’archives publiques avant l’expiration de ces délais. Dans ce cas, une demande de dérogation doit être faite auprès de Mme le Directeur des Archives départementales.

 
Enfin, tout détenteur d’archives publiques est tenu de motiver un éventuel refus de communication.
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Les registres d’état-civil sont-ils communicables ?

 

Seuls les actes de décès sont librement consultables.
 
Les actes de naissance et de mariage ne peuvent être communiqués qu’au-delà d’un délai de 75 ans. En effet, les mentions qui peuvent figurer en marge de chaque acte et qui ont souvent un rapport avec la filiation ne doivent pas même être communiquées à l’intéressé. Les communes doivent donc fournir des extraits d’actes.
 
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Peut-on photocopier les registres d’état civil ?

 

Non. La copie intégrale des actes d’état civil ne doit être pratiquée qu’à la demande des instances judiciaires ou policières. En effet, les mentions qui peuvent figurer en marge de chaque acte et qui ont souvent un rapport avec la filiation ne doivent pas même être communiquées à l’intéressé. Les communes doivent donc fournir des extraits d’actes.
 
Par ailleurs, la photocopie des registres quels qu’ils soient est également interdite pour des raisons de conservation de ces documents souvent uniques. Pour éviter l’écrasement de la reliure et l’agression du flash, on préfèrera la photographie numérique ou numérisation.
 
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Peut-on emprunter les documents d’archives ?

 

Non. Les archives publiques doivent être conservées dans un bâtiment public et communiquées sous la surveillance d’un agent.
 

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A propos de CDG 34

Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de l’Hérault (CDG 34) est un établissement public local au service des communes et des établissements publics du département de l’Hérault. Il propose des missions dans les domaines des carrières, de la prévention ou bien encore de l’emploi territorial. Il organise également les concours et examens professionnels pour les catégories A, B et C.