Gestion de la paie

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Mission gestion de la paie : une externalisation facilitant les opérations liées à la paie du personnel et des élus

 

Au cours des dernières années, de multiples réformes relatives à la rémunération des agents territoriaux sont intervenues, parmi lesquelles la création du régime indemnitaire tenant compte des Fonctions, des Sujétions, de l’Expertise et de l’Engagement Professionnel (RIFSEEP), la mise en œuvre du protocole Parcours Professionnels, Carrières et Rémunérations (PPCR).

 

Au-delà de la multiplication des réformes, les agents en charge du traitement des rémunérations sont également confrontés à la diversification des modalités de recrutement, liée à la raréfaction des nominations et, de facto, à la profusion des contrats de droit public, à durée déterminée et indéterminée, à l’avènement des contrats d’apprentissage dans le secteur public et au maintien, certes partiel, des contrats aidés.

 

 

L’ensemble de ces évolutions récentes complexifie la réalisation de la paie, qui plus est dans les collectivités et les établissements dépourvus d’experts en droit statutaire. C’est la raison pour laquelle, par délibération n° 2017-D-033, lors de la séance du 1er décembre 2017, les membres du Conseil d’administration du CDG 34 ont décidé de créer une mission relative à la confection de la paie pour le compte des collectivités territoriales et des établissements publics locaux demandeurs.

Les publics concernés et les moyens déployés par le CDG 34

La mission prend en compte la gestion de la paie pour :

  • les agents titulaires et contractuels,
  • les contrats de droit public et privé,
  • les élu(e)s.

Afin de fournir une prestation de qualité, le CDG 34 a affecté les moyens humains et matériels nécessaires. Trois agents, spécialisés en gestion de la paie seront à disposition de votre collectivité ou votre établissement et assureront, au quotidien, la mission. Au niveau matériel, le CDG 34 a également fait l’acquisition d’un progiciel de gestion de la paie multi-collectivités, édité par la société CIRIL Group.

 

Le CDG 34 a également créé une adresse électronique spécialement dédiée à la gestion de la paie : paie@cdg34.fr.

Ma structure souhaite adhérer, comment faire ? 

Les structures intéressées doivent transmettre au CDG 34 une délibération de leur organe délibérant, actant la volonté des élus. Cette délibération (modèle disponible) doit être accompagnée de la convention d’adhésion, dûment complétée et signée. Ces documents sont accessibles en bas de cette page.

 

Au-delà des documents officiels, les employeurs demandeurs doivent également fournir le formulaire de demande d’adhésion. Ayant une vocation pratique, ce formulaire permettra au CDG 34 de connaitre les informations capitales pour la formalisation de la gestion de la paie, telles que le nombre d’agents et le progiciel finances utilisé par la structure demandeuse.

Une fois l'adhésion actée, comment s'amorce la mission ?  

L’un des membres de l’équipe du CDG 34 se rendra au sein de votre structure afin de prendre contact avec vos agents gestionnaires et les former à l’utilisation de l’interface de gestion de la paie accessible depuis le site internet du CDG 34. À cette occasion, le CDG 34 vous remettra les codes d’accès vous permettant d’utiliser le portail.

 

Le service informatique du CDG 34 se chargera également d’établir une liaison entre le progiciel utilisé par le CDG 34 pour la gestion de la paie et le progiciel comptable utilisé par votre structure.

 

Pour les deux premiers mois d’adhésion, le CDG 34 propose d’effectuer une paie en « double », c'est-à-dire une paie réalisée en parallèle de votre paie habituelle et ce, pour voir si les paramétrages sont corrects afin d’éviter tout dysfonctionnement.

 

Pour toute question relative à cette mission de gestion de la paie, les services du CDG 34 restent à disposition à paie@cdg34.fr et au 04 67 04 38 86. 

Au quotidien, quelles seront les modalités de communication entre la structure adhérente et le CDG 34 ? 

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1ère étape : la saisine des éléments via l’interface dédiée

Via le service en ligne et principalement au démarrage de la mission, les agents gestionnaires de la structure adhérente devront saisir les éléments stables et les éléments variables, pour chacun de vos agents et élus. Ces éléments stables, sauf mises à jour, ne seront saisis qu’une seule fois. Cela concerne notamment : 

 

tableau des éléments stables pour la paie

 

tableau des éléments variables pour la paie

 

Pour les fonctionnaires, grâce au suivi quotidien assuré par le pôle Carrières du CDG 34, certains éléments stables seront d’ores et déjà pré-remplis. Les agents gestionnaires de votre structure devront seulement vérifier l’exactitude des données pré-remplies.
Afin d’éviter toute erreur de paie, les agents gestionnaires de la structure devront, en cas d’évolution d’un ou plusieurs éléments stables, actualiser immédiatement les données contenus dans le dossier agent.
Le cas échéant, les agents gestionnaires de votre structure devront compléter mensuellement, au plus tard le 5 du mois, les éléments variables.

 

 

 

 

 

 

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2ème étape : le calcul de la paie par le CDG 34

À partir des éléments stables et variables renseignés, l’équipe du CDG 34 effectuera le calcul de la paie ou des indemnités pour chaque agent et élu.

 

Grâce à l’actualisation permanente du progiciel, aux formations spécialisées et aux travaux de veille juridique effectués par l’équipe du CDG 34, le calcul prendra en compte les évolutions législatives et règlementaires. 

 

 

 

 

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3ème étape : la transmission des documents de paie par le CDG 34

Via l’interface, l’équipe du CDG 34 met à disposition de vos agents gestionnaires l’ensemble des documents de paie suivants :

  • le bulletin de salaire dématérialisé pour chacun de vos agents ;
  • le journal mensuel de paie comprenant également un comparatif avec le mois précédent ;
  • l’état de charge mensuel comprenant notamment les charges dues à la Caisse Nationale des Retraites des Agents des Collectivités Locales (CNRACL), à l’Ircantec, à l’Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales (URSSAF), à l’organisme du fond de solidarité, au Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT) et au CDG 34 ainsi que les charges dues pour l'Allocation Temporaire d'Invalidité des Agents des Collectivités Locales (ATIACL).
En cas de modification règlementaire majeure ayant un impact sur la gestion de la paie, l’équipe du CDG 34 transmettra une note explicative aux agents gestionnaires de votre structure. 

 

 

 

 

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4ème étape : la récupération du fichier mandat dans le progiciel finances par la structure

Les agents gestionnaires de votre structure récupèrent le fichier mandat dans votre progiciel comptable.

 

Ce fichier est directement injecté dans votre progiciel comptable grâce à l’interface établi par le service informatique du CDG 34.
En cas de changement de progiciel comptable, les agents gestionnaires de la structure adhérente doivent prévenir, a minima 15 jours à l’avance, le service informatique du CDG 34 afin que celui-ci puisse paramétrer une nouvelle interface.

 

 

 

 

 

 

 

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5ème étape : la saisie des charges par la structure

En s’appuyant sur l’état de charge mensuel, les agents gestionnaires de la structure saisissent les déclarations de cotisations sur les sites internet correspondants (URSSAF notamment).

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A propos de CDG 34

Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de l’Hérault (CDG 34) est un établissement public local au service des communes et des établissements publics du département de l’Hérault. Il propose des missions dans les domaines des carrières, de la prévention ou bien encore de l’emploi territorial. Il organise également les concours et examens professionnels pour les catégories A, B et C.