Le CDG et vous – Numéro 4 : La mission Archives
A travers cette rubrique « Le CDG et vous », le CDG de l’Hérault propose de mettre en lumière, chaque mois, l’une de ses missions. L’objectif est de mieux faire connaître les services et dispositifs proposés aux employeurs territoriaux et aux agents. Chaque numéro présente de manière simple et concrète une mission du CDG, son rôle et les modalités pour en bénéficier.
Focus sur la Mission Archives
Les archives sont bien plus qu'un simple lieu de stockage : elles constituent la mémoire de la collectivité et sont un outil essentiel à son bon fonctionnement. Dans ce nouveau numéro de « Le CDG et vous », découvrez comment la Mission Archives du CDG 34 accompagne les collectivités dans le tri, le classement, la conservation et la gestion de leurs archives papier et numériques, tout en garantissant le respect des obligations réglementaires.
Les archives : une obligation réglementaire, un outil de gestion et un patrimoine à préserver
Chaque collectivité produit quotidiennement des documents indispensables à son fonctionnement : délibérations, arrêtés, dossiers du personnel, autorisations d'urbanisme, marchés publics, état civil… Ces documents constituent les archives publiques de la collectivité.
L’archivage consiste à trier, conserver et gérer de manière systématique tous les documents produits ou reçus par une collectivité publique dans l’exercice de ses fonctions. Cette gestion est cruciale pour assurer la transparence, la traçabilité et la conformité légale des actions administratives. L’archivage permet également de faciliter l’accès aux informations et de respecter les durées de conservation fixées par la loi.
Pour accompagner les collectivités dans cette mission souvent complexe, le CDG 34 a créé dès 2000, en partenariat avec le Conseil départemental de l'Hérault, une Mission Archives dédiée. Depuis plus de 25 ans, ce service de proximité apporte des solutions concrètes et adaptées aux besoins des collectivités et établissements publics du territoire.
Pourquoi l’archivage est-il essentiel ?
Respect des obligations légales : L’archivage des documents administratifs est encadré par un ensemble de textes légaux et réglementaires, visant à garantir la conservation des documents selon des règles strictes et dans un délai défini. Chaque collectivité doit se conformer à ces obligations pour éviter des sanctions en cas de non-respect.
Sécurisation de l’information : En conformité avec le RGPD, une gestion efficace des archives assure l’anonymisation, la protection et l’accessibilité des documents et données sensibles uniquement aux personnes habilitées. Cela permet également de prévenir toute perte d’information et d’assurer l’authenticité et l’intégrité des documents.
Optimisation de la gestion documentaire : Une bonne gestion des archives permet d’organiser les documents de manière efficace, facilitant ainsi la recherche, la consultation et le partage d’informations au sein des services de la collectivité.
Un accompagnement sur mesure
Pour répondre aux besoins très variés des collectivités, le CDG 34 propose des interventions adaptées à chaque situation, qu'il s'agisse d'archives papier, numériques ou d'un accompagnement à la montée en compétence des agents.
Des bénéfices concrets pour les collectivités
- Sécuriser les actes et les décisions administratives
- Faciliter la recherche et l'accès aux documents
- Optimiser les espaces de stockage
- Améliorer la gestion de l'information
- Valoriser le patrimoine historique local auprès des administrés
Une expertise reconnue
Les archivistes du CDG 34 sont des professionnels qualifiés qui interviennent sous le contrôle scientifique et technique du directeur des Archives départementales. Leur expertise garantit aux collectivités un accompagnement conforme aux exigences réglementaires et aux bonnes pratiques professionnelles.
Bien plus qu'un simple rangement
Souvent perçues comme un sujet secondaire, les archives sont pourtant un véritable levier de sécurisation de l'action publique. Elles permettent de retrouver rapidement une information, de justifier une décision administrative, de répondre aux demandes des usagers et de préserver la mémoire du territoire pour les générations futures.
Plus d’infos
Consulter la page de présentation de la mission
Tarif
Sur devis. La tarification est établie sur la base de 350€ journalier.
Comment nous contacter ?
04 67 67 37 50 | missionarchives@cdg34.fr
